Transformação digital: um desafio superado

Tomás Zenóglio de Oliveira, Partner

Com a chegada da pandemia da Covid-19, as sociedades de advogados foram empurradas para a transformação digital e viram-se obrigadas a reformular os modelos de negócio tradicionais. A VMA Associados não foi exceção e Tomás Zenóglio de Oliveira, Partner, garante que esta mudança permite elevar a qualidade dos serviços prestados.

Como é que a VMA, uma sociedade de renome a nível nacional e internacional, se adaptou à nova forma de gerir e partilhar tarefas, usando a inovação tecnológica?

A VMA apostou sempre no uso de ferramentas tecnológicas, específicas e diferenciadas, que lhe permitiram, com alguma facilidade e naturalidade, adaptar-se à pandemia.

Por um lado, a VMA tem uma componente bastante forte, em termos de gestão documental, resultado da experiência e empenho dos seus Sócios, que investiram muito no desenvolvimento desta ferramenta de gestão documental, tendo hoje, provavelmente, um dos melhores sistemas de arquivo da advocacia portuguesa, tendo todo o arquivo físico reduzido ao mínimo, o qual está replicado em suporte digital e se junta ao extenso arquivo digital que os mesmos dispõem. Uma das particularidades desta ferramenta é estar organizada de tal modo que todos os seus utilizadores admiram a sua eficiência e organização, as quais permitem de forma fácil e rápida aceder aos documentos que procuram. Esta ferramenta permite, entre muitas outras possibilidades, partilhar tarefas e funções aos membros da sua equipa. Na componente da comunicação, a VMA desde sempre trabalhou com ferramentas próprias, de comunicações encriptadas, que asseguram um grau de confidencialidade acrescida aos Clientes, a qual permite, ainda, a realização de reuniões virtuais, o que apoiou a sua equipa durante o confinamento resultante da Pandemia.

Por outro lado, a VMA tem sido amplamente apoiada por uma empresa especializada em informática e segurança informática, que criou um modelo de segurança bastante robusto para proteger a VMA e seus Clientes.

Finalmente, a VMA conta com ferramentas de gestão administrativa, da comunicação, do capital humano e da faturação, as quais são todas elas integradas e interdependentes, no propósito de facilitar o trabalho de gestão diária da VMA e que foram fundamentais durante a Pandemia e o confinamento decorrente da mesma.

São reconhecidos pela excelência, espírito de equipa, independência e inovação e apresentam soluções jurídicas práticas e inovadoras. Como se aliam todos estes atributos?

A VMA pauta o exercício da Advocacia nestes atributos, na medida em que presta serviços de excelência, com uma equipa coesa, motivada pela inovação e melhoria contínua. Isto tudo, mantendo a necessária independência dos seus Clientes – a Advocacia exige que a VMA dê os melhores pareceres, os quais, muitas vezes, são diferentes daqueles que os Clientes gostariam de receber, mas são os pareceres possíveis. Tudo isto parece simples e evidente, mas é o resultado de muito trabalho, estudo e dedicação, todos os dias, sem horários predefinidos, sem descurar ainda assim as famílias e vidas pessoais.

A VMA faz aconselhamento e consultoria jurídica a empresas de todos os sectores económicos e industriais, entidades públicas e governamentais e organizações sem fins lucrativos. Uma equipa multitasking é essencial para dar esta resposta?

A VMA tem uma equipa multidisciplinar que trabalhou com diversos sectores da economia, tendo exercido a Advocacia nas mais variadas áreas do direito. A experiência acumulada permite-lhe fazer um aconselhamento e uma consultoria jurídica a todo o tipo de Clientes (particulares, a empresas e entidades públicas). Por outro lado, como cada Cliente apresenta questões e desafios próprios, a multidisciplinariedade da VMA permite-lhe, congregando a sabedoria de toda a sua equipa, potenciar a resolução dos assuntos dos seus Clientes, encarando os serviços que presta como um investimento dos seus Clientes que atendam às variadas áreas do Direito.

“Pensar digital” é mais uma ferramenta e um desafio associados aos vossos serviços. O uso de tecnologia e vossa atualização e know-how é hoje crucial na decisão do cliente quando vos procura?

A tecnologia e o pensar digital são hoje, necessariamente, uma tarefa contínua de qualquer empresa, bem como de qualquer sociedade de Advogados, uma vez que os ciclos de inovação são extremamente curtos e rápidos. A VMA tem procurado potenciar o know-how de toda a equipa com a inovação tecnológica para responder com a maior eficácia às necessidades dos seus Clientes, e este exercício tem tido consequências nos serviços prestados aos nossos Clientes, o que se manifesta no aumento da eficiência do trabalho e da satisfação dos nossos Clientes.

A tecnologia permite poupar muitas horas e dedicar esse tempo a outras tarefas. O que é que isso significa em termos de métodos de trabalho, da organização e da forma como lidam com os clientes?

Os meios tecnológicos que a VMA tem vindo a implementar, permitem à sua equipa focar-se no essencial, dar resposta às expetativas dos seus Clientes. As restantes tarefas, mais administrativas, são hoje asseguradas por uma estrutura administrativa própria e por ferramentas digitais.

Este foco, permite que a VMA tenha uma maior e melhor capacidade de resposta, e uma vantagem competitiva face às outras sociedades de Advogados.

As tecnologias associadas à profissão de advogado eram praticamente inexistentes, mas nas últimas décadas houve uma significativa transformação das profissões jurídicas. Quanto a novas competências, como será o advogado do futuro?

A evolução, considerável, que se verificou nas últimas décadas, que eliminou parte da burocracia inerente à Advocacia, tem permitido elevar a qualidade dos serviços prestados.

Como a Humanidade caminha para uma sociedade tecnológica, a consultoria, em todas as áreas, será realizada por formas de Inteligência Artificial. Neste modelo de sociedade, o Humano dedicar-se-á à investigação e ao estudo, e as máquinas farão as tarefas mais simples rotineiras – no Direito começará pelos contratos simples, os atos de solicitadoria – constituições de sociedades, registos, reconhecimentos –, as impugnações de multas e atos simples, evoluindo e ficando cada vez mais eficiente e complexo.

O Advogado confrontado com o desenvolvimento da inteligência artificial, evoluirá passando a ter uma função mais acentuada (i) na estratégia dos negócios e dos processos, e (ii) na apreciação e o julgamento da componente Humana nos negócios e nos julgamentos.