O mundo está mais “curto”, mais próximo entre si. Nada exemplifica tão bem o que acabamos de escrever como o que acontece atualmente com a revolução tecnológica que o digital trouxe à nossa vida pessoal e profissional.

Por exemplo, a palavra “nuvem” deixou, nos últimos anos, de ter o significado que durante séculos lhe demos. Em pleno séc. XXI, “nuvem” passou a ser sinónimo de um lugar de armazenamento, partilha e acesso ilimitado a dados e serviços a qualquer hora e lugar do mundo.

O que é a Contabilidade Colaborativa?

Se, na gestão das comunicações pessoais, a “cloud” já se revela de extrema importância, ainda mais o está a ser na gestão e organização das empresas, em especial na Contabilidade, área onde o fluxo de informação entre contabilistas e empresas é tremendo e a necessidade de organização máxima.

É uma rotina diária envolvida em papelada e com pouca flexibilidade que se repete todos os meses – sejam os pedidos dos SAF-T aos clientes para lançar as vendas, seja a recolha dos documentos de compras para lançar e dos extratos bancários para fazer a reconciliação bancária.

Além de toda esta repetida rotina burocrática, existem ainda as diversas obrigações fiscais a dar resposta, bem como os vários pedidos de dúvidas dos clientes sobre valores de IVA a pagar ou esclarecimentos de informação sobre balancetes, etc.

É da necessidade de agilizar todos estes processos, de evitar a duplicação de trabalho (se um empresário ou um cliente faz um registo, o contabilista não tem de o repetir ou duplicar) e de prestar serviços de maior valor acrescentado que surge a expressão “contabilidade colaborativa”, da qual o cloud computing é a base de sustentação.

A importância do cloud computing na Contabilidade colaborativa

Para além de ser importante fazer ajustes nos processos de trabalho, apostando numa relação de maior colaboração com os clientes – seja ao apoiá-los ainda mais, seja a potenciar  um  o verdadeiro trabalho de equipa (onde um processo iniciado pelo empresário pode ser complementado pelo contabilista e a informação gerada pelo contabilista pode ser consultada pelo empresário em tempo), o processo de transformação de um escritório de contabilidade tradicional num escritório digital e colaborativo não estará terminado sem o necessário passo tecnológico, ou seja, a aposta numa plataforma digital que, de forma segura e ágil, permita que contabilistas e empresas/clientes possam trabalhar de forma sincronizada.

É aqui que surge o cloud computing como a plataforma tecnológica, por excelência, para que a contabilidade colaborativa seja possível. Tomemos, por exemplo, o software para escritório de Contabilidade da PRIMAVERA BSS, a primeira tecnológica portuguesa a desenvolver soluções de gestão para contabilistas e profissionais liberais,  que recentemente lançou no mercado português uma plataforma de contabilidade digital e colaborativa, designada ROSE Accounting Services sob a base do cloud computing a pensar numa maior eficiência nas tarefas administrativas de modo a que os Escritórios de Contabilidade possam oferecer serviços de valor acrescentado aos seus clientes.

Registos contabilísticos mais rápidos​ (lançamentos automáticos na contabilidade, lançamento de vendas através de importação de SAF-T, etc.), ativos sempre em dia (registo de ativos e respetiva capitalização, por exemplo), processamento salarial rápido e rigoroso (processamentos automáticos, gestão dos benefícios dos colaboradores, geração automática das declarações oficiais, etc.), registo dos recibos ou notas de pagamento e pagamentos a fornecedores, gestão de tesouraria ou acompanhamento dos principais KPI são algumas das vantagens que este serviço pode trazer às empresas.

Para além disto, esta plataforma garante rigor e coerência dos dados, uma vez que trabalha com base num conjunto de mecanismos inteligentes associados a um sistema de alertas e rastreabilidade da informação, máxima segurança (assenta numa infraestrutura com sistemas de redundância e escalabilidade) e, porque se trata de uma solução simples, prática e extensível, adapta-se ao perfil de cada utilizador e é de fácil integração com outras aplicações.

Como vimos, as razões para a escolha de uma solução cloud como base para a contabilidade colaborativa são muitas e variadas, mas podemos resumi-las da seguinte forma:

• Acesso à informação em qualquer momento e lugar

Esta é, provavelmente, a maior vantagem de um serviço de Cloud Computing: a possibilidade de acesso aos dados em qualquer momento e a partir de qualquer lugar (tanto da parte do gestor, como do contabilista). Com uma plataforma cloud onde ambos fazem a gestão do negócio, basta uma ligação à Internet (PC ou smartphone), para que as empresas e os seus responsáveis, assim como o contabilista tenham acesso a todos os dados e documentos da organização 24 horas por dia e a partir de qualquer lugar sem a necessidade de utilização de servidores físicos, nem tampouco de documentos em papel

• Otimização da comunicação

A partir do momento em que todos os arquivos e documentos estão na “nuvem”, mediante as respetivas permissões, as equipas de trabalho das diversas estruturas que compõem a empresa, com a Contabilidade à cabeça, passam a ter a possibilidade de trabalhar de imediato a informação. Desta forma, operações como o apuramento de impostos, por exemplo, são muito mais rápidas e o empresário tem acesso à informação imediatamente na plataforma.

Isto proporciona uma maior comodidade e facilidade na troca de informações, pois deixam de ser necessárias as trocas de emails e reuniões semanais o que, consequentemente, acaba por otimizar todo o processo de comunicação entre Contabilista e cliente.

• Redução de custos e melhor organização

Por ser completamente online, o cloud computing coloca de lado a necessidade das empresas utilizarem servidores físicos, o que acaba por resultar numa redução dos gastos com máquinas, equipamentos, software e ferramentas de segurança dos dados.

Milhares de papéis, servidores, arquivos e dados são difíceis de armazenar e ocupam demasiado espaço, e exigem muita organização e tempo. Com o cloud computing, passa a poder armazenar e organizar todos os arquivos num único espaço, ainda para mais virtual, o que acabará por melhorar a organização da empresa e torná-la mais atrativa aos olhos dos clientes.

• Maior segurança dos dados

As plataformas cloud estão alojadas em data centers geridos por empresas de referência mundial no que respeita à privacidade e segurança dos dados. No caso do ROSE Accounting Services, a plataforma de contabilidade digital e colaborativa acima citada, o cloud Provider é a Microsoft, uma tecnológica com presença mundial e reconhecida pela solidez da sua plataforma Azure, que oferece uma das mais reconhecidas políticas de segurança dos dados.

É fácil perceber que uma pequena ou média empresa dificilmente tem capacidade para implementar todas as medidas de segurança recomendadas para salvaguardar a proteção dos seus dados. Além do custo elevado, é preciso garantir recursos com as competências técnicas necessárias.

Ao aderir a um serviço cloud, que inclui não só o software, como a sua atualização contínua, disponibilidade permanente, manutenção e política de segurança, tanto as empresas como os escritórios de contabilidade estão a aderir a um serviço que gera tranquilidade. Tranquilidade de saber que o software é atualizado constantemente – algo de importância extrema num contexto em que as alterações à legislação são uma constante -, tranquilidade de saber que o sistema estará sempre a funcionar e tranquilidade de saber que uma equipa especializada garante a segurança dos dados 24h/ dia, e sete dias por semana.